Team Lead, Exam Logistics

The Royal College of Physicians and Surgeons of Canada is a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.  Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all.  The Royal College partners with patients, Fellows, residents, and other health care collaborators to lead specialty medical education through setting standards, assessment, and enabling continuous learning so that we can provide the best care possible for patients.

Under the direction of Manager, Exam Delivery you will oversee a team of 8-10 employees and be responsible for all logistical aspects of on-site and virtual execution and delivery of high stakes written and applied examinations. You will oversee the logistics associated with workflows while supervising and coordinating the daily work priorities of exam logistics staff.  You will ensure the timely, accurate and efficient delivery of services, processes, and programs within the exam logistics purview.

With excellent analytical and negotiating skills and keen attention to detail, you will determine the logistical requirements for exams in collaboration with Exam Chairs and Exam Facilitators, including making recommendations and negotiating changes.  You will coordinate and troubleshoot all logistics including both technical and physical resources.

Using your strong interpersonal and communication skills you will act as the primary liaison between Royal College staff and internal and external suppliers for equipment requirements, installations, procedures, logistics and schedules.

Does this sound like you?

Bachelor’s degree in education, management, policy, statistics, or equivalent education/experience.
Three years of direct supervisory and training experience, preferably in a healthcare, medical or educational environment or national certification organization.
Three years related experience in the development, administration and/or evaluation of high stakes certification examinations.
Strong leadership skills and ability to plan, assign and schedule work and support staff in a highly stressful and rapidly changing environment.
Ability to oversee processes, quality and productivity of the team, ensuring quality standards are met.
Ability to make decisions that will set precedence or commit resources in a manner that keeps costs in line with pre-established budget parameters.
Capacity to work well under pressure, meet numerous deadlines, exercise good judgment, and exercise a high level of discretion when dealing with confidential data and/or situations.
Knowledge and/or experience dealing with volunteer governance committees, understanding of structures, volunteers and oversight responsibilities in a complex committee structure.
Advanced proficiency with MS Office Suite is required, including MS Project, Excel, Word, PowerPoint, and Outlook
French speaking skills are a strong asset.
How to get noticed?

Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by October 30, 2024.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons. In accordance with Canadian immigration requirements, Canadian citizens and permanent residents of Canada will be given priority.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 7 – Salary ranges from $77,000.00 to $105,930.00

*******************

Chef d’équipe, Logistique des examens

Prestation des examens

Poste permanent

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement dans le but d’encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada. Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à la population. Le Collège royal et ses membres font équipe avec les patientes et patients, les médecins en formation, ainsi que toute la communauté des soins de santé pour jouer un rôle de chef de file en matière de formation médicale spécialisée en établissant des normes, en procédant à des évaluations et en favorisant l’apprentissage continu en vue d’optimiser les soins.

En tant que titulaire du poste relevant de la gestionnaire, Prestation des examens, vous superviserez une équipe de huit à dix personnes et serez responsable de tous les aspects logistiques de l’exécution sur place et virtuelle d’examens écrits et appliqués à enjeux élevés. Vous superviserez la logistique du déroulement des activités et coordonnerez les priorités de travail quotidiennes du personnel chargé de la logistique des examens. Vous veillerez à ce que les services, processus et programmes relevant de la logistique des examens soient offerts en temps opportun et de façon précise et efficace.

Compte tenu de vos grandes compétences en matière d’analyse et de négociation, et de votre souci du détail, vous déterminerez les exigences logistiques des examens en collaboration avec la présidence des comités d’examen et les facilitateurs et facilitatrices des examens, notamment en formulant des recommandations et en négociant des changements. Vous coordonnerez tous les aspects logistiques, dont les ressources techniques et physiques, et serez responsable de régler tout problème à cet égard.

En mettant à profit vos compétences en communication et votre entregent, vous assurerez la liaison entre le personnel du Collège royal et les fournisseurs internes et externes en matière d’équipement, d’installations, de procédures, de logistique et d’horaires.

Ce profil vous correspond?

Baccalauréat en éducation, en gestion, en politiques, en statistiques ou formation et expérience équivalente.
Trois ans d’expérience en supervision directe et en formation, de préférence dans un milieu de soins de santé, médical ou pédagogique, ou au sein d’un organisme national de certification.
Trois ans d’expérience pertinente de l’élaboration, de l’administration ou de l’évaluation d’examens de certification à enjeux élevés.
Grandes compétences en leadership, capacité de planifier et d’affecter le travail et de soutenir le personnel dans un environnement en constante évolution où le stress est intense.
Capacité de superviser les processus, la qualité et la productivité de l’équipe, et d’assurer le respect des normes de qualité.
Capacité de prendre des décisions qui établiront les priorités ou engageront les ressources conformément aux paramètres budgétaires préétablis;
Capacité de travailler efficacement sous pression et de respecter de nombreux délais, bon jugement et grande discrétion en présence de données confidentielles ou lorsque la situation l’exige;
Connaissance et expérience des rapports avec les comités de gouvernance des bénévoles, compréhension des structures, des bénévoles et des responsabilités de supervision au sein d’un réseau complexe de comités.
Connaissance approfondie des logiciels MS Office, dont MS Project, Excel, Word, PowerPoint et Outlook.
La capacité de s’exprimer en français est un atout.
Pour postuler

Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, en joignant votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales, d’ici le 30 octobre 2024.

Le Collège royal invite les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature. Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, ceux et celles qui ont obtenu la citoyenneté canadienne ou leur résidence permanente auront la priorité.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.

Veuillez noter qu’il ne sera plus possible de consulter cette offre d’emploi une fois que le poste sera pourvu.

Échelon 7 – Salaire de 77 000 $ à 105 930 $