Physical Security Assistant / Receptionist

Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the team lead of CSFM, Physical Security Assistant provides guidance and site direction to our members, guests, staff and members of the public as well as provides security services and patrol of the site to support the operations of the physical workplace. Duties typically include issuing access passes, monitoring alarms and cameras, providing site access, acts as an emergency warden, and helping with other day-to-day reception operations.

Here’s an insight into your typical day to day:
• As Receptionist, you will Greet members, guests, and contractors, as per unit procedures.
• Maintaining electronic register in support of physical security.
• Providing site direction.
• Assisting members with taxi services at the end of meetings.
• Announces visitors and delivery services.
• Performs daily patrol of the buildings and site, following tasks outlined below to prepare the site for daily closure.
• Monitors occupancy of the buildings in the evenings, verify the after-hours board and ensure all occupants have left in preparation for closure and arms the building.
• Generates daily shift report.
• Monitors parking lot, reporting any discrepant vehicles parked via the daily shift report, and liaise with other security guards when the parking lot is rented to other organizations.
• Uses physical security program technology software (Enterprise Building Integrator (EBI) and Digital Video Manager (DVM) at a user level in order to issue, activate and deactivate access cards, assign access rights following direction from physical security program coordinator and monitors EBI generated alarms such as denied access, forced door, communications faults, offline equipment. He looks at opportunities for training to occupants, and to adjust system configuration as needed.
• Uses SINE Visitor Management Software to check in and check out visitors. Ensures that visitor records are accurate.
• Supports physical security program coordinator during investigations of physical security incidents.
• Acts as an emergency warden for an on-site emergency, based on the outlined emergency procedures, to provide guidance to anyone on-site.
• Hours of work are from 12:30 to 9 p.m. Monday to Friday, in person.

Does this sound like you?
• Level of education, training and experience equivalent to college diploma in Computer Sciences, Security, Criminology or a related field.
• 5 years of related experience.
• Experience working with access card software.
• Experience working with MS Teams and Outlook.
• Security guard license required.
• First Aid and CPR valid certificate.
• French Speaking skills is a strong asset.
• Experience with Honeywell security and monitoring systems such as EBI, and components such as control panels and card readers is a strong asset

How to get noticed?
Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by October 22, 2024.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons. In accordance with Canadian immigration requirements, Canadian citizens and permanent residents of Canada will be given priority.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 3 – Salary ranges from $45,000.00 to $61,930.00

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Adjoint ou adjointe à la sécurité matérielle et réceptionniste
Services intégrés et gestion des installations (SIGI)
Poste permanent

Vous avez de l’expérience en sécurité matérielle et détenez un permis d’agent de sécurité? Vous possédez d’excellentes compétences en communication et aimez échanger avec les gens? Vous êtes à l’aise de travailler l’après-midi et le soir? Si c’est le cas, ce poste pourrait vous intéresser! La période de recrutement prend fin le 22 octobre 2024.

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à la population. De façon concertée et en partenariat avec le Collège royal dirige l’évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, et contribue ainsi à l’amélioration constante des médecins spécialistes, de la communauté apprenante et des équipes professionnelles. En outre, son appui à l’innovation, au bien-être, à l’équité et aux soins centrés sur la personne reflète son engagement à l’égard de l’excellence en médecine spécialisée. Le Collège royal est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

Relevant du chef d’équipe, Services intégrés et gestion des installations (SIGI), vous conseillerez et orienterez les membres, les invité·es, le personnel et le public, et assurerez la sécurité et la patrouille des lieux pour appuyer le bon déroulement des activités. Les tâches consistent généralement à remettre des laissez-passer, assurer la surveillance des alarmes et des caméras, donner accès aux lieux, agir comme chef d’évacuation et aider à d’autres activités courantes de la réception.

Aperçu de votre rôle au quotidien
• À titre de réceptionniste, accueillir les membres, les invité·es et les prestataires de services, conformément aux procédures internes.
• Tenir un registre électronique pour assurer la sécurité matérielle.
• Donner des instructions.
• Aider les membres à trouver un taxi après les réunions.
• Annoncer les personnes qui effectuent des livraisons ou qui viennent en visite.
• Effectuer une patrouille quotidienne des bâtiments et des lieux en exécutant les tâches décrites ci-dessous pour préparer les lieux à la fermeture quotidienne.
• Surveiller les présences dans les bâtiments le soir, vérifier le tableau des présences après les heures de travail, veiller à ce que nul ne se trouve sur les lieux avant la fermeture des bâtiments et activer les alarmes.
• Produire un rapport de garde quotidien.
• Surveiller l’aire de stationnement, signaler dans le rapport de garde quotidien tout véhicule inhabituel, et communiquer avec les autres gardes de sécurité lorsque le stationnement est loué à d’autres organisations.
• Utiliser les logiciels de sécurité matérielle (Enterprise Building Integrator et Digital Video Manager) au niveau utilisateur pour émettre, activer et désactiver les cartes d’accès; octroyer des droits d’accès selon les directives de la personne à la coordination du programme de sécurité matérielle; surveiller les alarmes générées par EBI, comme les accès refusés, les portes forcées, les problèmes de communication, l’équipement hors ligne et les possibilités de formation pour les usagers; et ajuster la configuration du système au besoin.
• Utiliser Sine, le logiciel de gestion des visites, pour confirmer l’exactitude des informations aux dossiers.
• Appuyer la personne à la coordination du programme de sécurité matérielle lors d’enquêtes sur des incidents de sécurité matérielle.
• Agir comme chef d’évacuation en cas d’urgence, en suivant les procédures d’urgence établies, afin d’orienter quiconque se trouve sur place.
• Travailler sur place du lundi au vendredi, de 12 h 30 à 21 h.

Ce profil vous correspond?
• Formation et expérience équivalentes à un diplôme collégial en informatique, en sécurité, en criminologie ou dans un domaine connexe.
• Cinq années d’expérience en lien avec le poste.
• Expérience de l’utilisation d’un logiciel de carte d’accès.
• Expérience de l’utilisation de MS Teams et Outlook.
• Permis d’agent de sécurité obligatoire.
• Certificat valide de premiers soins et de RCR.
• La capacité de s’exprimer en français est un atout.
• L’expérience des systèmes de sécurité et de surveillance Honeywell, comme EBI, et des composantes, comme les panneaux de commande et les lecteurs de cartes, est un atout important.

Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales, d’ici le 22 octobre 2024.

Le Collège royal invite les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature. Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, ceux et celles qui ont obtenu la citoyenneté canadienne ou leur résidence permanente auront la priorité.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.

Veuillez noter qu’il ne sera plus possible de consulter cette offre d’emploi une fois que le poste sera pourvu.

Échelon 3 – Salaire de 45 000 $ à 61 930 $