Special Collections Clerk (Part Time)

Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

The Royal College’s Privacy, Records & Collections (PRC) unit is responsible for the development and implementation of a Special Collections Program for its History of Medicine Collection. This Collection includes books, artwork, artifacts, and Royal College memorabilia that showcases the Royal College as an organization and its contributions to the development and growth of specialty medicine.

The primary objective of the Special Collections program is to ensure the History of Medicine Collection is identified, preserved, and promoted in accordance with museum standards and best practices and aligns with Royal College strategic initiatives and themes. Reporting to the Privacy Officer/Manager, Privacy, Records & Collections, the Special Collections Clerk will be tasked with cataloguing objects within the Collection, recommending display and storage enhancements, and implementing the enhancements as overseen by the Records and Collections Specialist.

Here’s an insight into your typical day-to-day:

• Catalogue objects within the History of Medicine Collection: Enter information regarding each object into an existing Excel spreadsheet (e.g., unique identifier, description, location, and physical condition). Add relevant information from existing collections management software and other inventory lists, as well as donation and condition files.
• Provide recommendations on the appropriate display and storage of History of Medicine objects maintained at the College’s headquarters. Implement recommendations as directed by the Records and Collections Specialist.

Does this sound like you?

• Current registration in an Applied Museum Studies Diploma Program or equivalent.
• 1-year of completed placements and/or direct experience.
• Knowledge of object cataloging best practices as well as the proper handling and storage of museum artifacts.
• Experience using Word, Excel, and Microsoft Teams.
• Focused and able to work effectively with minimal direction and supervision.
• Strong attention to detail with a methodical approach to completing tasks.
• Asset: Diploma in Applied Museum Studies Program.
• This role requires the incumbent to work on-site.
• Part time hours throughout core working hours are flexible.

How to get noticed?
Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by October 31, 2024.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons. In accordance with Canadian immigration requirements, Canadian citizens and permanent residents of Canada will be given priority.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 2 – Hourly rate ranges from $20.51 to $28.21

 

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Commis aux collections spéciales
Protection des renseignements personnels, des dossiers documentaires et des collections
Affectation temporaire à temps partiel jusqu’au 1er avril 2025

Le travail dans un milieu composé d’artéfacts, de livres historiques, d’œuvres d’art et d’objets de collection vous intéresse vivement? Vous faites preuve d’une grande minutie? Si c’est le cas, ce poste risque de vous intéresser. Date limite : 31 Octobre  2024

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à la population. De façon concertée et en partenariat avec le Collège royal dirige l’évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, et contribue ainsi à l’amélioration constante des médecins spécialistes, de la communauté apprenante et des équipes professionnelles. En outre, son appui à l’innovation, au bien-être, à l’équité et aux soins centrés sur la personne reflète son engagement à l’égard de l’excellence en médecine spécialisée. Le Collège royal est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

L’Unité de protection des renseignements personnels, des dossiers documentaires et des collections est responsable de l’élaboration et de la mise en œuvre d’un programme de collections spéciales pour sa collection sur l’histoire de la médecine. Cette collection comprend des livres, des œuvres d’art, des artéfacts et des objets souvenirs qui mettent en valeur le Collège royal, en tant qu’organisation, ainsi que sa contribution au développement de la médecine spécialisée.

Le programme des collections spéciales vise avant tout à veiller à ce que la collection sur l’histoire de la médecine soit définie, préservée et promue selon les normes et les pratiques exemplaires muséales, et à ce qu’elle cadre avec les initiatives et les thèmes stratégiques du Collège royal. Relevant de l’agente de la protection des renseignements personnels et gestionnaires, Protection des renseignements personnels, des dossiers documentaires et des collections, vous assurerez le catalogage des objets de la collection, recommanderez des améliorations aux expositions et à l’entreposage, et apporterez les améliorations sous la supervision du ou de la spécialiste des dossiers documentaires et des collections.

Aperçu de vos tâches quotidiennes

• Cataloguer des objets de la collection sur l’histoire de la médecine : saisir des informations sur chaque objet dans le tableur Excel (p. ex. identifiant unique, description, emplacement et état physique). Ajouter les informations pertinentes provenant des logiciels existants de gestion des collections et d’autres listes d’inventaire ainsi que des fichiers sur les dons et conditions physiques.
• Formuler des recommandations sur les formes appropriées d’exposition et d’entreposage des objets sur l’histoire de la médecine conservés au siège du Collège royal. Donner suite aux recommandations à la demande du ou de la spécialiste des dossiers documentaires et des collections.

Ce profil vous correspond?

• Inscription à un programme d’études muséales appliquées ou un programme équivalent.
• Un an de stages terminés ou d’expérience directe du domaine.
• Connaissance des pratiques exemplaires de catalogage d’objets ainsi que de manipulation et d’entreposage appropriés d’artéfacts.
• Expérience de l’utilisation de Word, Excel et Microsoft Teams.
• Détermination et capacité travailler efficacement avec peu de supervision et de directives.
• Grande minutie et exécution méthodique des tâches.
• Atout : Diplôme d’un programme d’études muséales appliquées.

Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 31 octobre 2024.

Le Collège royal invite les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature. Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, ceux et celles qui ont obtenu la citoyenneté canadienne ou leur résidence permanente auront la priorité.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.

Veuillez noter qu’il ne sera plus possible de consulter cette offre d’emploi une fois que le poste sera pourvu.

Échelon 2 – Taux horaire de 20,51 $ à 28,21 $