Casual Receptionist

Royal College of Physicians and Surgeons

Do you love meeting and assisting people? Are you passionate about supporting key relationships? If yes, here’s an opportunity for you! This is a casual position that will require up to 15 hours per month with varied shifts and hours. This role may require weekends. Closing date: n/a

The Royal College of Physicians and Surgeons of Canada is a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.  Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all.  The Royal College partners with patients, fellows, residents, and other health care collaborators to lead specialty medical education through setting standards and assessment and enabling continuous learning so that we can provide the best care possible for patients.

Reporting to the Team Lead, the Receptionist is responsible for performing receptionist and phone duties and assisting with various administrative and facilities (or back of the house) duties.

Here’s an insight into your typical day-to-day:

Prepares visitors badges for expected Fellows (members) attending onsite meetings
Welcomes members, staff, visitors and contractors in person.
Provides information to visitors and staff members.
Arranges transportation for Fellows (members) upon departure.
Monitors and redirects emails and supports the unit with administrative duties such as sorting the day-to-day mail service.
Assigns building related inquiries to the appropriate staff member, following up when necessary to ensure completion.
Answers the Royal College main phone line, redirecting calls internally and to external organizations.
Supports the Facilities team by ensuring the reception area, and staff collaboration areas are welcoming and organized.
Does this sound like you?

A college diploma/certificate is preferred.
A minimum of 1-3 years of related experience
Verbal communication skills in French are considered to be a strong asset.
Strong attention to detail and high level of accuracy
Intermediate computer skills using Outlook PowerPoint, Excel, Teams, SharePoint
Excellent time management skills and proven organizational skills to coordinate activities, prioritize work and manage day-to-day work.
How to get noticed?

Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, cover letter, and salary expectations. 

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons. In accordance with Canadian immigration requirements, Canadian citizens and permanent residents of Canada will be given priority.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

We are dedicated as an organization to adhering to public health guidelines for our employees and their families.

Please send your application to ee_application@ottawa-worldskills.org before you apply through the company website so we can Endorse your application to HR directly. Please format the file name of your tailored resume+cover letter like this — First Name Last Name_Position.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please get in touch with careers@royalcollege.ca

Hourly ranges from $ 18.49 to $23.12 with a mid-point of $20.81

________________________________________________________________________________________________________________________________

Il s’agit d’un poste occasionnel qui nécessitera jusqu’à 15 heures par mois avec des quarts et des horaires variés. Ce rôle peut nécessiter des week-ends.

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement dans le but d’encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada. Il compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes afin de les aider à fournir les meilleurs soins de santé qui soient à toute la population. Le Collège royal et ses membres font équipe avec les patients, les patientes, les médecins en formation et toute la communauté des soins de santé pour être un chef de file de la formation médicale spécialisée en établissant des normes, en procédant à des évaluations et en favorisant l’apprentissage continu dans l’objectif d’optimiser les soins offerts.

Relevant de la chef d’équipe, le ou la titulaire du poste est responsable de la réception et des appels téléphoniques et offre un soutien dans le cadre de diverses tâches administratives et liées aux installations (activités en coulisses).

Aperçu de vos tâches quotidiennes

Préparer les insignes des membres du Collège royal qui assistent aux réunions sur place.
Accueillir personnellement les membres du Collège royal, le personnel, les gens de l’extérieur et les partenaires.
Fournir des renseignements aux gens de l’extérieur et aux membres du personnel.
Organiser le transport des membres du Collège royal au moment du départ.
Assurer le contrôle des courriels et les rediriger au besoin; soutenir l’unité dans ses tâches administratives, comme le tri du service postal quotidien.
Assigner les demandes liées aux installations au personnel concerné et faire un suivi au besoin.
Répondre à la ligne principale du Collège royal et rediriger les appels à l’interne et vers des organisations externes.
Soutenir l’équipe des Installations en s’assurant que l’aire d’accueil et les aires de collaboration du personnel sont accueillantes et bien organisées.
Le profil suivant vous correspond?

Diplôme ou certificat collégial privilégié.
Une à trois années d’expérience liée au poste.
Des compétences en communication verbale en français sont considérées comme un atout majeur.
Grande minutie et souci de l’exactitude.
Connaissance intermédiaire des logiciels Outlook, PowerPoint, Excel, Teams et SharePoint.
Sens aigu de la gestion du temps et compétences organisationnelles reconnues (coordination des activités, établissement des priorités du travail et gestion des tâches quotidiennes).
Pour postuler

Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature. Fermement engagé à respecter l’équité en matière d’emploi et la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires ou appartenant à un groupe autochtone ou ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature. Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, les gens qui ont obtenu la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente auront la priorité.

Nous remercions tous les gens qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec ceux dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourra être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Notre organisation s’engage à respecter les lignes directrices de santé publique pour les membres de son personnel et leur famille.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des accommodements qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation pour l’entrevue, veuillez communiquer avec careers@collegeroyal.ca.

Échelon 2 – Horaire de 18.49 $ à 23.12 $; point médian de 20.81 $.