Program Coordinator – OCEO

The Royal College of Physicians and Surgeons of Canada is a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada. Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners with patients, Fellows, residents, and other health care collaborators to lead specialty medical education through setting standards, assessment, and enabling continuous learning so that we can provide the best care possible for patients.

Reporting to the Chief Executive Officer (CEO), the Program Coordinator provides project and program coordination, administrative and logistical support to the CEO, President and for other units within the Office. Twenty to forty percent of time will be spent supporting the activities of the Office of Indigenous Health (OHI) and thirty percent of time will be spent supporting the Culture, Equity and Belonging activities.

In addition to day-to-day administrative support (including calendar management, coordination of meetings, managing correspondence and travel arrangements) for the CEO and President, you will coordinate the logistics and materials preparation for committees/working groups that fall within the scope of the CEO. You will build and monitor project timelines, schedule meetings, write meeting minutes, prepare documents and invoices and record data to ensure that core work and emerging priority initiatives are completed effectively.

You are also responsible for processes originating in or supported within the CEO’s portfolio and to liaise with the OCEO’s executive and other Offices within the Royal College.

Here’s an insight into your typical day to day:
• Coordinate internal leadership meetings for the CEO.
• Oversee the coordination of meetings, workshops, and training.
• Coordinate cross-unit and internal organizational interactions and collaborations.
• Coordinate Royal College-specific projects, committees, or activities.
• Provide administrative support to CEO.
• Monitor program quality by employing continuous quality improvement principles.
• Assist in managing resources to ensure program delivers intended results.
• Undertake administrative and logistical requirements for the office of the CEO (all committees related to OCEO).
• Coordinate and conduct specific processes/activities within a program area including establishing timelines and critical paths, monitoring progress, managing schedules, reporting, and recommending alternative solutions.

Does this sound like you?
Minimum requirements:
• Level of education, training, and experience equivalent to a college degree in a related field.
• 3 years of related experience, supporting a senior leader/executive and/or a work unit, and/or significant project coordination experience.
• Excellent oral and written communications skills including writing original content that requires analysis, research, and critical thinking into subject matters; producing final products that will be considered to assist in further decision making or consumed as a knowledge piece.
• Advanced computer software skills required: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, experience using databases. Able to identify and learn new programs and software skills.
• Ability to exercise judgement and initiative in adapting/applying guidelines, reviewing precedents, analyzing results to address non-standard issues or make recommendations.
• Ability to exercise a high level of discretion and judgement when dealing with confidential data/issues/situations.
• Ability to research, analyze, interpret, and synthesize data and draft documents.
• Excellent organizational, time management and project management skills to plan, prioritize and coordinate own and others’ activities and work.
• Ability to establish and maintain working relationships and exchange or provide information / instruction in a clear and professional manner.

Ideal requirements:
• Level of education, training, and experience equivalent to a bachelor’s degree in relevant field.
• 5 years of related experience, supporting a senior leader/executive and/or a work unit, and/or significant project coordination experience.

How to apply:
1. Apply as instructed by the employer below.*
2. Please send a copy of your application to ee_application@ottawa-worldskills.org so we can inform the employer directly about your application.
3. Please format the file name of your application like this: First Name_Last Name_Position_Competition Number or Reference Number.

*Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by May 23, 2024.

https://recruiting.ultipro.ca/ROY5000RCPS/JobBoard/9a9d6241-e23f-47c0-80f3-e43a148972a0/?q=&o=postedDateDesc

 

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons. In accordance with Canadian immigration requirements, Canadian citizens and permanent residents of Canada will be given priority.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Annual Salary Band 5 – Salary ranges from $58,200.00 to $80,080.00

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Coordonnateur ou coordonnatrice de programme
Bureau du directeur général
Poste permanent

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement dans le but d’encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada. Il compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir à la population les meilleurs soins de santé qui soient. Le Collège royal et ses membres font équipe avec les patientes et patients, les médecins en formation, ainsi que toute la communauté des soins de santé pour jouer un rôle de chef de file en matière de formation médicale spécialisée en établissant des normes, en procédant à des évaluations et en favorisant l’apprentissage continu en vue d’optimiser les soins.

Relevant du directeur général, vous assurerez la coordination des projets et des programmes et fournirez un soutien administratif et logistique au directeur général, au président et aux autres unités du Bureau. De 20 à 40 pour cent de votre temps sera consacré au soutien des activités du Bureau de la santé des Autochtones et 30 pour cent de votre temps sera consacré au soutien des activités sur la culture, l’équité et l’appartenance.

En plus d’accomplir les tâches administratives courantes (comprenant la gestion du calendrier, la coordination des réunions, la gestion de la correspondance et l’organisation des déplacements) pour le directeur général et le président, vous coordonnerez la logistique et la préparation du matériel pour les comités et les groupes de travail qui relèvent de la compétence du directeur général. Vous établirez et surveillerez les échéanciers des projets, planifierez les réunions et rédigerez les procès-verbaux, préparerez les documents et les factures et consignerez les données afin d’assurer l’exécution efficace des activités principales et des nouvelles initiatives prioritaires.

Vous serez aussi responsable des processus découlant du portfolio du directeur général ou qui y sont liés, et vous collaborez avec la haute direction et d’autres bureaux du Collège royal.

Aperçu de votre rôle au quotidien
• Coordonner les réunions du directeur général avec la haute direction.
• Superviser la coordination des réunions, des ateliers et de la formation.
• Coordonner les interactions et les collaborations entre les unités et au sein de l’organisation.
• Coordonner des projets, des comités ou des activités propres au Collège royal.
• Fournir un soutien administratif au directeur général.
• Surveiller la qualité des programmes en appliquant des principes d’amélioration continue de la qualité.
• Aider à gérer les ressources pour que le programme donne les résultats escomptés.
• Répondre aux exigences administratives et logistiques du bureau du directeur général (tous les comités s’y rattachant).
• Coordonner et mener des activités et processus précis dans un domaine de programme, dont l’établissement d’échéanciers et de voies critiques, le suivi des progrès, la gestion des horaires, la production de rapports et la recommandation de solutions de rechange.

Ce profil vous correspond?
Exigences minimales
• Scolarité, formation et expérience équivalant à un diplôme collégial dans un domaine connexe.
• Trois ans d’expérience dans un domaine connexe au sein d’une unité de la haute direction, ou expérience significative en coordination de projet.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, notamment en rédaction de contenu original faisant appel à l’analyse, à la recherche et à la pensée critique sur les sujets abordés, et en création de produits finaux qui pourront contribuer à la prise de décisions ou être consultés aux fins d’information.
• Connaissance approfondie des logiciels Word, Excel, Outlook et PowerPoint, et expérience des bases de données. Capacité de repérer de nouveaux programmes et d’apprendre de nouvelles compétences logicielles.
• Capacité à faire preuve de jugement et d’initiative pour adapter ou appliquer des lignes directrices, vérifier les précédents et analyser des résultats pour traiter les questions non conventionnelles ou formuler des recommandations.
• Capacité à faire preuve d’un haut niveau de discrétion et de jugement lors du traitement de données, de questions ou de situations confidentielles.
• Compétences en recherche, en analyse, en interprétation et en synthèse de données, ainsi qu’en préparation de documents.
• Sens aigu de l’organisation, de la gestion du temps et de la gestion de projet afin de planifier et de coordonner vos activités, et d’établir vos priorités et celles d’autres personnes.
• Capacité d’établir et de maintenir des relations de travail, et d’échanger ou de fournir de l’information ou des directives de façon claire et professionnelle.

Qualifications préconisées
• Niveau de scolarité, de formation et d’expérience équivalent à un baccalauréat dans un domaine pertinent.
• Cinq ans d’expérience du soutien au sein d’une unité de travail de la haute direction ou expérience significative en coordination de projet.

Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 23 mai 2024.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, appartenant à un groupe autochtone ou ethnique particulier, les femmes et les personnes handicapées et 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature. Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, ceux et celles qui ont obtenu la citoyenneté canadienne ou leur résidence permanente auront la priorité.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.

Échelon 5 – Salaire : de 58 200 $ à 80,080 $