Senior Procurement and Contract Specialist

Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the Director, Legal Affairs and Risk Management, the Senior Procurement and Contract Specialist is responsible for development and implementation of procurement policies and processes aligned with the Royal College strategic plan, and for providing contract support to the Director through contract drafting, review and negotiation. The incumbent is a specialist in procurement and contracts and brings best practices to the role, while overseeing the day-to-day delivery and administration of contracts and agreements across the organization.
Working with a small team, the Senior Procurement and Contract Specialist is responsible for coordination of daily work priorities to ensure timely, accurate and efficient delivery of services and processes. In this role you will work closely with the Finance Unit and collaborate with all business owners on contract and procurement needs.

Here’s an insight into your typical day to day:
• Evolves the Procurement Program by continually looking at the program to align with effective strategic procurement practices and operational needs.
• Partners with Business Owners to identify business priorities, objectives, efficiencies and any cost saving opportunities.
• Develops, updates and implements procurement policies and procedures.
• Monitors the effectiveness of procurement strategies in measuring key performance indicators including but not limited to supply cost; delivery performance; quality and business owner feedback.
• Provides support in contract drafting, review and negotiation to ensure contracts meet the legal requirements and standards of the Royal College.
• Drafts and/or reviews contracts and other legal documents in advance of legal review.
• Provides strategic advice on contract negotiation to business owners and assists with negotiations as required.
• Oversees the day-to-day contract management workflow, including review, approval, and signature.
• Monitors compliance with the purchasing policies and good procurement practices.
• Provides support to business owners in the application of the Purchasing Policies and Procedures.
• Supports and /or provides advice and guidance to business owners in the evaluation and selection of suppliers.
• Leverages the contract management platform and provides support to users of the system.
• Reports and communicates with business owners regularly to ensure timely oversight of contracts before expiration and renewal.
• Provides leadership, mentorship, workflow and day-to-day oversight and guidance to colleagues within the unit, to ensure timely and coordinated action on program initiatives (i.e. establish timelines and deliverables).
• Provides training and coaching to colleagues in the unit, as required.
Does this sound like you?
• Level of education, experience and training equivalent to a university degree in a relevant discipline, preferably in Law, Materials Management, or Business Administration
• 7 years of procurement experience including negotiation, contract management and bidding experience.
• 7 years’ experience in contract drafting and review
• Experience with a contract management system would be considered an asset for this role.
• General knowledge and work experience in a not-for-profit organization would be considered an asset for this role.
• French language skills would be considered an asset for this role.
• Knowledge of Agiloft would be considered an asset for this role.

How to get noticed?
Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by December 10, 2024.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons. In accordance with Canadian immigration requirements, Canadian citizens and permanent residents of Canada will be given priority.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 8 – Salary ranges from $88,600.00 to $121,770.00

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Spécialiste principale ou spécialiste principal en approvisionnement et contrats
Affaires juridiques et gestion du risque
Poste permanent

L’idée de concevoir un programme d’approvisionnement de toutes pièces vous motive? Vous aimez collaborer et mettre en œuvre des changements au sein d’une organisation? La rédaction et la négociation de contrats vous passionnent? Ce poste a donc tout pour vous intéresser!

Date limite pour postuler : 10 décembre 2024.

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à la population. De façon concertée et en partenariat, le Collège royal dirige l’évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, et contribue ainsi à l’amélioration constante des médecins spécialistes, de la communauté apprenante et des équipes professionnelles. En outre, son appui à l’innovation, au bien-être, à l’équité et aux soins centrés sur la personne reflète son engagement à l’égard de l’excellence en médecine spécialisée. Le Collège royal est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

Sous la gouverne de la direction, Affaires juridiques et gestion du risque, vous serez responsable de l’élaboration et de la mise en œuvre des politiques et des processus relatifs à l’approvisionnement en conformité avec le plan stratégique du Collège royal. Vous devrez en outre fournir un soutien à la direction, en assurant la rédaction de l’ébauche, l’examen et la négociation de contrats. En tant que spécialiste en approvisionnement et en contrats, vous appliquez des pratiques exemplaires, tout en supervisant la prestation et la gestion quotidiennes des contrats et des ententes dans toute l’organisation.
Au sein d’une petite équipe, vous serez responsable de la coordination des priorités quotidiennes du travail pour veiller à la prestation efficace, précise et en temps opportun des services et processus. Vous travaillerez étroitement avec les Services financiers et collaborerez avec l’ensemble des responsables de la conclusion de contrats en ce qui concerne les besoins en matière de contrats et d’approvisionnement.

Aperçu de votre rôle au quotidien
• Faire avancer le programme d’approvisionnement en l’inspectant constamment afin d’assurer sa conformité avec les pratiques d’approvisionnement stratégiques efficaces et les besoins opérationnels.
• Établir un partenariat avec les responsables de la conclusion de contrats en vue de cerner les priorités d’affaires, les objectifs, les gains d’efficacité et toutes les occasions permettant de faire des économies de coûts.
• Concevoir, mettre à jour et mettre en œuvre des politiques et des procédures en matière d’approvisionnement.
• Surveiller l’efficacité des stratégies d’approvisionnement en mesurant les indicateurs de rendement clés, y compris, sans s’y limiter, les coûts d’approvisionnement, le rendement de la prestation, la qualité et la rétroaction des responsables de la conclusion des contrats.
• Fournir un soutien en matière d’ébauche, d’examen et de négociation de contrats pour veiller à ce que les contrats soient conformes aux exigences réglementaires ainsi qu’aux normes du Collège royal.
• Rédiger l’ébauche des contrats et d’autres documents juridiques, et/ou les examiner, avant l’examen par les Services juridiques.
• Fournir des conseils stratégiques aux responsables de la conclusion de contrats en matière de négociation de contrats et leur offrir du soutien pour les négociations, au besoin.
• Superviser le flux de travail quotidien relatif aux contrats, notamment l’examen, l’approbation et la signature des contrats.
• Surveiller la conformité avec les politiques d’achat et les pratiques exemplaires en matière d’approvisionnement.
• Fournir un soutien aux responsables de la conclusion de contrats pour ce qui est de l’application des politiques et des procédures d’approvisionnement.
• Soutenir les responsables de la conclusion de contrats et/ou leur fournir des conseils ou des directives pour l’évaluation et la sélection des fournisseurs.
• Tirer parti de la plateforme de gestion des contrats et offrir un soutien aux personnes qui utilisent le système.
• Rendre compte aux responsables de la conclusion de contrats et communiquer avec ces personnes sur une base régulière pour assurer une surveillance des contrats en temps opportun, avant l’expiration et le renouvellement des contrats.
• Assurer un rôle de leader et de mentor auprès des collègues, les superviser et leur fournir des directives au quotidien au sein de l’unité, pour veiller à la mise en œuvre coordonnée et en temps opportun des initiatives du programme (c’est-à-dire, l’établissement des échéanciers et des livrables).
• Offrir de la formation et de l’encadrement aux collègues de l’unité, au besoin.
Ce profil vous correspond?
• Études, formation et expérience équivalentes à un diplôme universitaire dans une discipline pertinente, de préférence en droit, en gestion du matériel ou en administration des affaires.
• Sept ans d’expérience en approvisionnement, y compris expérience en négociation et en gestion de contrats, ainsi qu’en matière de soumission.
• Sept ans d’expérience en matière d’ébauche et d’examen de contrats.
• L’expérience de l’utilisation d’un système de gestion des contrats appuyant ce rôle serait un atout.
• Des connaissances générales et une expérience professionnelle relatives à un organisme sans but lucratif seraient un atout.
• Des compétences en français seraient un atout.
• La connaissance d’Agiloft serait un atout.

Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 10 décembre 2024.

Le Collège royal invite les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à l’égard de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature. Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, ceux et celles qui ont obtenu la citoyenneté canadienne ou leur résidence permanente auront la priorité.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.

Veuillez noter qu’il ne sera plus possible de consulter cette offre d’emploi une fois que le poste sera pourvu.

Échelon 8 – Salaire de 88 600 $ à 121 770 $

 

 

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