Manager, Exam Delivery

The Royal College of Physicians and Surgeons of Canada is a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada. Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners with patients, Fellows, residents, and other health care collaborators to lead specialty medical education through setting standards, assessment, and enabling continuous learning so that we can provide the best care possible for patients.

Reporting to the Associate Director, you are responsible for the planning, organization and administration of the people, processes and technology related to the production and administration of the specialty/subspecialty examinations of the Royal College. You will oversee the daily operations of a team to ensure stakeholder satisfaction, quality and workflow standards are consistently met with operational efficiency.

You lead by demonstrating strategic thinking, results orientation, collaboration and engagement. You accomplish unit objectives by executing on the strategic priorities, developing plans, assigning and monitoring work, setting benchmark goals and evaluating outcomes to ensure the quality and delivery of products and services and stakeholder satisfaction. You support, organize, motivate and coach staff to accomplish the operational priorities of the unit.

Using your strong creativity, you will design new programs and services and formulate novel approaches to solving unique, complex problems. You will collaborate with a variety of different departments and internal and external key partners, in the delivery and execution of exams. You will utilize your communication skills to work with management and other stakeholders to influence the adoption of new practices and behaviors.

Here’s an insight into your typical day to day:
• Oversees and manages the logistics of the Royal College exams. This includes strategic planning, overseeing the activities and resources required, and collaboration of required or shared materials to and from related units.
• Collaborates with Event Management and Hospitality Services for determining the exam sites.
• Collaborates with the Educational Research Unit in the analysis and dissemination of results
• Collaborates with the Credentials unit for candidate related support, written examination delivery and execution and appeals
• Provides regular updates and reports to the Examination and Assessment Committees on matters relating to exam logistics
• Maintains integrity and confidentiality of the exams, ensuring all employees/exam boards members are aware of the nature of confidential and personal information and consequences of a breech of confidentiality.
• Develops and maintains effective relationships with internal and external stakeholders. Consults with stakeholders regularly to identify needs and develop action plans to eliminate issues. Responsible for handling escalated stakeholder issues.
• Mentor and coach the Exam Logistics team with stakeholder support expertise to ensure stakeholder satisfaction
• Drives continuous operational improvement by developing and maintaining operational procedures.
• Focuses on delivering improved operational efficiency that meets the overall objectives of the Royal College.
• Conducts regular and ongoing evaluation of the exam logistics aspects for specialty examinations and services provided to committees and the flow of internal work processes to determine current and future needs are addressed.
• Makes recommendations for changes in production, technology and process.
• Attends and provides reports to the Examination and Assessment Committees.
• Responsible for ensuring that staff and stakeholder training materials are developed, delivered effectively, and updated regularly.
• Develop and maintain proficiency in the company’s software solutions, solution methodologies, and core technologies
• Provides ongoing communication advice and support to the team and to other offices and directorates regarding the activities of the production of examinations. Acts directly as the liaison between the Tech Support, IMTS, Translation, and all other TMCE units to ensure smooth workflow between sections.

Does this sound like you?
• Level of education, training and experience equivalent to a Bachelor’s degree in business, education, public health or related field or related experience. A graduate degree supporting this role would be an asset.
• Minimum 10 year’s related work experience.
• Minimum 5 years demonstrated management experience leading, managing and coaching a team focused on results and/or combination of related experience
• Strong creativity in order to design new programs and services and formulate novel approaches to solving unique, complex problems
• Strong written and verbal communication skills with the ability to interact and communicate with stakeholders and business leaders to effectively communicate information; above-average listening skills and ability to deliver group presentations, facilitate and chair meetings.
• Demonstrated leadership, proven people management skills and an ability to influence a variety of constituents to adopt new practices and behaviours through different means and interactions with management.
• Excellent computer skills including Microsoft Office.
• Experience in developing and monitoring budgets.
• Strong planning and analytical skills with the ability to apply multiple solutions to business problems including assessing people, financial and technology considerations.

 

How to get noticed?
Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by November 27, 2024

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons. In accordance with Canadian immigration requirements, Canadian citizens and permanent residents of Canada will be given priority.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Annual Salary
Band L02 – Salary ranges from $101,800 to $140,030

-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-0-

Gestionnaire, Prestation des examens
CEM, Examens
Poste Permanente

Vous avez un style de leadership axé sur les personnes et un intérêt marqué pour le perfectionnement, la gestion, l’encadrement et la supervision d’une équipe en vue d’en assurer la réussite? Votre approche est orientée sur les résultats? Vous réfléchissez de façon stratégique? Vous vous démarquez par votre capacité à mobiliser les gens et à collaborer avec eux pour obtenir des résultats? Vous aimez les défis et êtes à l’aise dans un environnement où les choses évoluent rapidement? Si c’est le cas, ce poste pourrait vous intéresser. La période de recrutement prend fin le 27 novembre 2024.

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement dans le but d’encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada. Il compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à la population. Le Collège royal et ses membres font équipe avec les patient·es, les médecins en formation et toute la communauté des soins de santé pour être un chef de file de la formation médicale spécialisée en établissant des normes, en procédant à des évaluations et en favorisant l’apprentissage continu en vue d’optimiser les soins.

Sous la gouverne du directeur associé, vous serez responsable de la planification, de l’organisation et de la gestion des gens, des processus et de la technologie dans le cadre de la production et de l’administration des examens de spécialité et de surspécialité du Collège royal. Vous superviserez les opérations quotidiennes d’une équipe afin d’assurer le respect des normes relatives à la satisfaction des parties prenantes, à la qualité et au déroulement des activités.

Vous dirigez en mettant à profit vos aptitudes à la réflexion stratégique, à la collaboration et à l’engagement tout en vous concentrant sur les résultats. Vous atteignez les objectifs de l’unité en respectant les priorités stratégiques, en établissant des plans, en attribuant et en surveillant le travail, en posant des jalons et en évaluant les résultats afin d’assurer la qualité des produits et des services offerts de même que la satisfaction des parties prenantes. Vous soutenez, organisez, motivez et encadrez le personnel afin qu’il tienne compte des priorités opérationnelles de l’unité.

Votre grande créativité vous permettra de concevoir de nouveaux programmes et services et de formuler de nouvelles approches en vue de résoudre des problèmes uniques et complexes. Vous collaborerez à la prestation et à l’exécution des examens avec différents services et différentes parties prenantes internes et externes. Vous miserez sur vos habiletés de communication pour travailler avec la direction et avec les autres parties prenantes afin de favoriser l’adoption de nouveaux comportements et de nouvelles pratiques.

Aperçu de vos tâches quotidiennes
• Superviser et gérer la logistique des examens du Collège royal, ce qui comprend la planification stratégique, la supervision des activités et des ressources requises, ainsi que la collaboration entre les unités concernées en ce qui a trait aux documents requis ou échangés.
• Collaborer avec la Gestion des événements et Services d’accueil à la recherche des centres d’examen.
• Collaborer avec l’Unité de la recherche pédagogique à l’analyse et à la diffusion des résultats.
• Collaborer avec l’Unité des titres au soutien des candidat·es, à la prestation et l’exécution des examens écrits et au traitement des demandes d’appel.
• Présenter régulièrement des mises à jour et des rapports au Comité des examens et au Comité de l’évaluation sur les questions liées à la logistique des examens.
• Assurer l’intégrité et la confidentialité des examens, en veillant à ce que tous les membres du personnel et des comités d’examen soient conscients de la nature confidentielle et personnelle des renseignements, ainsi que des conséquences de la divulgation de tels renseignements.
• Établir et maintenir des relations efficaces avec les parties prenantes internes et externes. Consulter régulièrement les parties prenantes afin de cerner les besoins et d’élaborer des plans d’action pour résoudre les problèmes. Gérer les problèmes transmis à un échelon supérieur.
• Encadrer l’équipe de Logistique des examens et lui offrir votre expertise en matière de soutien afin d’assurer la satisfaction des parties prenantes.
• Favoriser l’amélioration continue des opérations en établissant des procédures opérationnelles et en les tenant à jour.
• Chercher à améliorer l’efficacité opérationnelle afin d’atteindre les objectifs généraux du Collège royal.
• Évaluer de façon régulière et constante les aspects logistiques relatifs aux examens de spécialité et aux services aux comités, ainsi que le déroulement des processus de travail internes afin de déterminer les besoins actuels et futurs, et d’y répondre.
• Recommander des changements à apporter à la production, à la technologie et aux processus.
• Participer au Comité des examens et au Comité de l’évaluation, et leur présenter des rapports.
• Veiller à l’élaboration, à la distribution efficace et à la mise à jour régulière du matériel de formation destiné aux parties prenantes.
• Acquérir et maintenir des compétences en ce qui a trait aux solutions logicielles, aux méthodes de résolution et aux technologies de base du Collège royal.
• Fournir régulièrement des conseils et un soutien à l’équipe et à d’autres unités et directions en ce qui a trait aux activités liées à la production des examens. Assurer une liaison directe entre l’équipe de soutien technique, les Services des technologies et de la gestion de l’information, les Services langagiers et les autres unités du Centre d’évaluation McLaughlin afin d’assurer le bon déroulement des opérations.

Ce profil vous correspond?
• Études, formation et expérience équivalentes à un baccalauréat en administration, en éducation, en santé publique ou dans un domaine connexe, ou expérience connexe. Un diplôme d’études supérieures appuyant ce rôle serait un atout.
• Au moins 10 ans d’expérience connexe.
• Au moins trois ans d’expérience manifeste de la direction, de la gestion et de l’encadrement d’une équipe axée sur les résultats, ou combinaison d’expérience connexe.
• Grande créativité afin de concevoir de nouveaux programmes et services, et de formuler de nouvelles approches pour résoudre des problèmes uniques et complexes.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, et capacité à interagir avec des parties prenantes et des chefs d’entreprise ainsi qu’à leur communiquer efficacement de l’information; capacité d’écoute hors du commun et capacité de faire des présentations de groupe et d’animer et présider des rencontres.
• Compétences avérées en matière de leadership et de gestion de personnel, et capacité de convaincre diverses parties prenantes d’adopter de nouvelles pratiques et de nouveaux comportements par diverses méthodes et interactions avec la direction.
• Excellentes aptitudes informatiques, notamment avec Microsoft Office.
• Expérience de l’élaboration et du suivi de budgets.
• Grandes compétences en planification et en analyse, et capacité de proposer plusieurs solutions aux problèmes liés entre autres à l’évaluation du personnel et aux questions d’ordre financier ou technologique.
• Le bilinguisme est un atout majeur.

Pour postuler
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 27 novembre 2024.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à respecter l’équité en matière d’emploi et la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature. Conformément aux exigences de l’immigration au Canada, les personnes qui ont obtenu la citoyenneté canadienne ou leur résidence permanente auront la priorité.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourra être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un milieu de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des accommodements qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation pour l’entrevue, veuillez communiquer avec nous à careers@collegeroyal.ca.

Salaire annuel
Échelon M2 – Salaire de 101 800 $ à 140 030 $