Coordonnateur, Comptes fournisseurs (contrat de 6 mois) / Accounts Payable Coordinator (6 month contract)

*English description will follow*

Responsabilités

  • Tirer profit des outils et systèmes de comptes fournisseurs disponibles pour assurer le traitement efficace des factures de fournisseur;
  • Entrer et imputer les factures approuvées et s’assurer de l’entrée exacte des données dans le système de PRE;
  • Confirmer l’appariement exact des factures aux bons de réception et aux bons de commande respectifs;
  • S’assurer que les factures sans bon de commande sont approuvées conformément aux politiques en place;
  • Vérifier et traiter les relevés de frais;
  • Travailler étroitement avec les parties prenantes internes afin d’assurer le traitement en temps opportun des factures tout en vérifiant la conformité avec les politiques et procédures de l’organisation;
  • Préparer hebdomadairement les paiements par virement électronique, VFE/ACH, carte virtuelle et chèque;
  • Effectuer le suivi des différends relatifs aux factures et résoudre les problèmes de facturation et de paiement (p. ex., comptes en cours/en souffrance, échecs de paiement);
  • Surveiller les relevés de compte, effectuer un suivi sur ceux-ci et communiquer avec les fournisseurs au besoin;
  • Gérer les communications avec les fournisseurs (comme les courriels partagés des Comptes fournisseurs);
  • Enquêter sur les problèmes de taxe de vente en ce qui a trait aux bons de commande et aux factures, et résoudre ces problèmes;
  • Préparer les formulaires de fin d’exercice, comme les formulaires 1099, 1096 et 1042;
  • Traiter les transactions de relevés de cartes de crédit;
  • Prêter assistance à la Comptabilité pendant le processus mensuel de clôture;
  • Prêter assistance dans l’audit de fin d’exercice;
  • Effectuer d’autres fonctions et tâches ponctuelles, selon ce qui est demandé.

Exigences

  • Une expérience d’au moins deux (2) ans en comptes fournisseurs ou en comptes clients est privilégiée; toutefois, une compréhension de la comptabilité doublée d’une expérience antérieure en travail de bureau/administration sera prise en considération;
  • Capacité à agir efficacement et professionnellement tant avec des clients internes à distance qu’avec des fournisseurs externes;
  • Une expérience de l’utilisation d’un système de PRE, en particulier une connaissance d’IFS, est un atout;
  • Capacité à travailler dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme très soutenu, le volume est élevé, et l’accent est mis sur la qualité et l’exactitude;
  • Une solide compréhension des comptes fournisseurs, de la comptabilité, des achats et des procédures d’affaires est un atout;
  • Proactivité ainsi que capacité à travailler de façon indépendante et à porter les enjeux à l’attention d’un niveau hiérarchique supérieur lorsque cela est approprié;
  • Compétences solides de résolution de problèmes et capacité à faire preuve d’un bon jugement;
  • Approche positive et proactive à l’amélioration des méthodes relatives aux comptes fournisseurs et aux pratiques de l’organisation, et capacité à s’adapter efficacement aux changements;
  • Maîtrise de MS Word et MS Excel;
  • Solide connaissance de MS Outlook;
  • Solides compétences de communication, à l’écrit et à l’oral, en anglais et en français.

 

Énergie Brookfield a une culture solide qui met l’accent sur la collaboration et valorise les interactions au bureau. Nous croyons qu’il est bénéfique pour les employés d’être au bureau, car cela nous permet de leur fournir une formation et un encadrement adéquats, de faciliter les apprentissages en temps réel par l’intermédiaire d’interactions directes avec les collègues de travail et les leaders principaux grâce à notre environnement à aires ouvertes, ainsi que d’accélérer l’intégration des nouveaux employés au sein de nos équipes. En cette période de transition du retour au bureau, nous offrons un environnement de travail hybride comptant au moins 3 jours au bureau. Nous réévaluerons cette approche au besoin.

Énergie Brookfield adopte, favorise et promeut les principes de diversité, d’équité et d’inclusion. Nous accueillons et encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, y compris les femmes, les personnes autochtones et toutes les personnes, quelles que soient leur race, origines ethniques, religion, capacité, orientation sexuelle et identité et expression sexuelles. Nous offrons également, sur demande, des mesures d’adaptation pendant toutes les étapes du processus d’embauche. Si nous communiquons avec vous pour entreprendre le processus de recrutement, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d’adaptation.

 

Reporting to the Accounts Payable Manager, the Accounts Payable Coordinator is responsible for for supporting the ESG reporting requirements for greenhouse gas utility data as well as support the AP team by processing invoices, and producing weekly payments in accordance with company policies and procedures.

Duties & Responsibilities

  • Develop, document and implement a GHG utility data extraction process in support of GHG reporting requirements for BEP ESG programs;
  • Manage and conduct verification of GHG data following internal procedures and external standards and guidelines;
  • Collaborate with teams across the company to ensure the completeness and accuracy of GHG emissions data;
  • Support Brookfield Renewable external GHG auditing and manage documentation by examining records, reports, invoices samples;
  • Leverage the available AP tools and systems to ensure supplier invoices are effectively processed;
  • Monitor invoices in our workflow system and ensure accurate data entry in ERP system;
  • Confirm accurate matching of invoices with receipts, and their respective purchase orders;
  • Ensure that invoices without purchase orders are routed to the accurate department for review and approval in our workflow system (Basware) and in accordance to the Policies in place;
  • Work closely with internal stakeholders, to ensure timely processing of invoices while verifying compliance to company policies and procedures;
  • Prepare Wire, EFT/ACH, V-Card,Cheque and Withdrawal Certificates payments on a weekly basis;
  • Perform follow-up on invoice disputes and resolve billing and payments issues (e.g. outstanding/past due accounts, failed payments);
  • Monitor and perform follow-up of statement of accounts and contact vendors as required;
  • Manage communications with suppliers (such as the AP shared email);
  • Investigate and resolve any sales tax issues with respect to purchase orders and invoices;
  • Process credit card statement transactions;
  • Other duties as assigned.

Requirements

  • Experience in accounts payable, finance or administration;
  • Excellent excel and data management skills;
  • Strong attention to detail and time management skills;
  • Ability to “think outside the box”, and work in a dynamic, complex, fast paced environment;
  • Ability to quickly adapt to change and manage multiple priorities;
  • Ability to work independently, solve problems and use sound judgment;
  • Strong communication skills.

 

What We Offer

  • Competitive salary
  • Opportunity for growth and development
  • Exposure to different businesses, geographies, and teams
  • A collaborative, open, dynamic and fast paced environment
  • Free on-site gym

 

Brookfield has a strong culture that focuses on collaboration and values in-office interactions. We believe that it is beneficial for employees to be in the office to ensure that we provide the appropriate training and coaching, facilitate real-time learning through direct interactions with colleagues and senior leaders via our open concept environment, and accelerate the integration of new employees into our teams. As we transition back to the office, we are currently offering a hybrid work environment with a minimum of 3 days in office, and we will reassess the approach on a as needed basis.

Brookfield Renewable embraces and promotes the principles of diversity, equity and inclusion. We welcome and encourage applications from all qualified candidates, including women, Indigenous peoples and other persons of all races, ethnic origins, religions, abilities, sexual orientations, and gender identities and expressions. We also provide accommodation during all parts of the hiring process, upon request. If contacted to proceed to the recruitment process, please advise us if you require any accommodation.

Job Overview
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