ANALYST, GROWTH AND TRANSITION CAPITAL – 12 months contract – Ottawa / ANALYSTE, CAPITAL DE CROISSANCE ET TRANSFERT D’ENTREPRISE – Contrat de 12 mois – Ottawa

POSITION OVERVIEW

The incumbent supports the Growth and Transition Capital Team and works closely with the Managing Director and the Portfolio Management team on the due diligence/authorization process and on all other aspects related to the business centre.

CHALLENGES TO BE MET 

• Actively participate in the portfolio management process, including the following tasks:
• prepare various service requests (and/or provide support) related to daily and/or periodic loan administration;
• prepare different types of client letters (amendment letter, welcome letter, congratulatory letter, balance confirmation letter for the accountant, etc.);
• calculate prepayments and prepare the client letter;
• participate actively in various legal processes involved in the life of a loan (mortgage postponements, releases, discharges, additional security taking, legal binders);
• update files and client information in CLICS and other systems, provide necessary follow-up when documents are required (acceptances, financial data, etc.) and produce reports as needed;
• make and reconcile various deposits;
• participate in the “Mark to Market” (M2M) biannual file review; and
• coordinate the archiving of paper documents.
• coordinate the annual review and quarterly follow-up process, including the following tasks:
  enter financial results, update the risk rating and initiate the analysis of financial statements (ratio calculation) requested by Account Managers;
• review loan conditions, follow-up tasks and factors, and make any necessary changes or recommendations (e.g., grant tolerances following failure to respect ratios, make adjustments to royalties, calculate repayments based on Excess Available Funds); and
• ensure that system information is up to date in CLICS and other systems, and that documentation attached to the service request is complete.
• provide support to the team with regard to approval and financing disbursement processes, including the following tasks:
• prepare letters to clients and professionals (e.g., offers, mandates, disbursement instructions), and ensure that the information is accurate and complete, requirements are respected, signatures are obtained and a follow-up is performed;
  as required, assist on various levels with the due diligence process (researching information, preparing and indexing documents, etc.);
• provide excellent customer service by delivering prompt, accurate and professional responses to clients, other BDC departments and outside resources in the resolution of basic client issues;
• provide administrative support to team members (e.g., update the vacation schedule, expense accounts, orders, bill processing) and take
• part in business development initiatives and special projects;
• act as a resource person regarding technical/technological compliance; and
• serve as a change agent to support new or modified processes and programs whether corporate or regional.

WHAT WE ARE LOOKING FOR 

• Bachelor’s degree in commerce, finance, business administration or equivalent experience
• 1-2 years of experience relevant to the position level
• Good organizational skills and the ability to prioritize to meet critical deadlines OR Good organizational, administrative and prioritization skills to meet critical deadlines
• Marked focus on customer service
• Good analytical skills
• Ability to work independently
• A flexible and cooperative person who is detail oriented and committed to accuracy
• Excellent verbal and written communication skills
• Proficient in Microsoft Office applications (Word, Excel & PowerPoint)
• Bilingualism (English & French) may be required depending on the location

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APERÇU DU POSTE 

Le ou la titulaire appuie l’équipe Capital de croissance et transfert d’entreprise et travaille en étroite collaboration avec le directeur ou la directrice général.e et l’équipe de gestion de portefeuille sur le processus de diligence raisonnable ou d’autorisation et sur tous les autres aspects liés au centre d’affaires.

LES DÉFIS QUI VOUS ATTENDENT 

• Participer activement au processus de gestion de portefeuille, y compris aux tâches suivantes :
• Préparer diverses demandes de service ou offrir son aide dans le cadre de l’administration périodique des prêts.
• Préparer différents types de lettres aux client.es (lettre de modification, lettre de bienvenue, lettre de félicitations, lettre de confirmation de solde pour le comptable, et autres).
• Calculer les remboursements anticipés et préparer la lettre au ou à la client.e.
• Participer activement à divers processus juridiques pendant la durée d’un prêt (cessions de rang, mainlevées, quittances, prise de garanties supplémentaires, attestations juridiques).
• Mettre les fichiers et renseignements des client.es à jour dans CLICS et dans d’autres systèmes, assurer le suivi nécessaire lorsque des documents sont exigés (acceptations, données financières, et autres) et produire des rapports au besoin.
• Effectuer et rapprocher divers dépôts.
• Participer à l’examen semestriel de l’évaluation à la valeur du marché.
• Cordonner l’archivage des documents papier.
• Coordonner l’examen annuel et le processus de suivi trimestriel, y compris les tâches suivantes :
• Saisir les résultats financiers, mettre à jour la cote de risque et entamer l’analyse des états financiers (calcul des ratios) demandée par les directeur.trices de comptes.
• Examiner les conditions de prêt, les tâches de suivi et les facteurs, et apporter les modifications ou formuler les recommandations nécessaires (par exemple, accorder des tolérances à la suite du non-respect des ratios, ajuster les redevances et calculer les remboursements en fonction des fonds excédentaires disponibles).
• S’assurer que les renseignements du système sont à jour dans CLICS et dans d’autres systèmes et que les documents joints à la demande de service sont complets.
• Prêter main-forte à l’équipe lors de l’approbation et du déboursement des prêts :
• Préparer des lettres aux client.es et aux professionnel.les (par exemple, offres, mandats, instructions de déboursement) et s’assurer que les renseignements sont exacts et complets, que les exigences sont respectées, que les signatures sont obtenues et qu’un suivi est effectué.
• Participer au besoin et à différents niveaux au processus de diligence raisonnable (recherche de renseignements, préparation et indexation de documents, et autres).
• Offrir un excellent service à la clientèle en fournissant, en temps opportun, des réponses précises et professionnelles aux client.es, aux autres services de BDC et aux ressources externes lors de la résolution des problèmes fondamentaux des client.es.
• Fournir un soutien administratif aux membres de l’équipe (par exemple, mise à jour du calendrier des vacances, allocations de dépenses, commandes, traitement de factures) et participer aux initiatives du développement des affaires et aux projets spéciaux.
• Agir à titre de personne-ressource en matière de conformité technique ou technologique.
• Agir à titre d’agent.e de changement pour appuyer les processus ou les programmes nouveaux ou modifiés, tant à l’échelle de l’entreprise qu’au niveau régional.

CE QUE NOUS RECHERCHONS

• Baccalauréat en commerce, en finances ou en administration des affaires, ou expérience équivalente
• 1 à 2 ans d’expérience pertinente pour le niveau du poste
• Bon sens de l’organisation et capacité d’établir des priorités afin de respecter les échéances critiques OU Bon sens de l’organisation et compétences en administration et en établissement des priorités afin de respecter les échéances critiques
• Grand souci du service à la clientèle
• Bonne capacité d’analyse
• Capacité à travailler de façon autonome
• Polyvalence et esprit d’équipe
• Souci du détail et de la précision
• Excellentes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint)
• Bilinguisme (anglais et français) éventuellement exigé, selon le lieu de travail